Iets zit je dwars, op het werk of thuis, en je wilt het bespreken zonder dat het uitdraait op een discussie. Dat lukt vaker dan je denkt, als je weet hoe je constructieve feedback geeft. Hieronder lees je waarom zulke gesprekken zo vaak mislopen en welke tien regels helpen om het wel goed te doen.
In het kort
- Geef feedback onder vier ogen, op een rustig moment en zo snel mogelijk na de gebeurtenis.
- Ben jij of de ander boos, wacht dan tot iedereen gekalmeerd is en slaap er desnoods een nacht over.
- Begin met wat goed gaat en beschrijf daarna concreet en feitelijk wat er gebeurde.
- Spreek in ik-boodschappen en beperk je tot een of twee punten per gesprek.
- Sluit af met het gedrag dat je in de toekomst wilt zien en benoem ook wat wel goed gaat.
Waarom constructieve feedback geven?
Constructieve feedback kunnen geven is ongelooflijk nuttig op alle gebieden van het leven. Helaas hebben de meesten van ons niet geleerd hoe dat moet. En daardoor kunnen gesprekken die eigenlijk bedoeld waren om de samenwerking te verbeteren plotseling emotioneel worden, en hun doel volledig mislopen. Laten we eens kijken naar een paar van zulke situaties.
Feedback in de beroepsmatige context
Ken je deze situatie? Een collega werkt vol energie. Maar helaas in de totaal verkeerde richting. Dat kost werktijd en brengt geleidelijk ook het lopende project in gevaar. Natuurlijk wil je het enthousiasme van de collega en dat van het bedrijf behouden, maar je wilt de richting fundamenteel veranderen. Je bent er bang voor dat de collega boos zal reageren als er kritiek (feedback) komt op de werkwijze. Dus hoe voer je een feedbackgesprek zodat de koers verandert in de gewenste richting?
Feedback in het privéleven
Ook in je privéleven staan je dergelijke uitdagingen te wachten: je partner heeft heel precieze ideeën over hoe het weekend samen een hoogtepunt kan worden. Hij of zij is al enthousiast bezig met de voorbereidingen voor het wandelweekend in de bergen dat spontaan is gepland, en verwacht dat jij net zo enthousiast bent. Maar dat ben je niet. Het tegenovergestelde is het geval: je hebt door de stress dringend behoefte aan een rustig weekend thuis, je voelt je overspoeld door het activisme van je partner en je hebt het gevoel dat er geen rekening wordt gehouden met jouw behoeften. Hoe kun je al deze boodschappen aan je partner overbrengen zonder een fiasco te veroorzaken?
Wat constructieve feedback kan doen
In principe heb je in de hierboven beschreven situaties twee opties:
- Je praat niet over wat je zou willen veranderen, waardoor je de rode loper uitrolt voor de mogelijkheid dat alles blijft zoals het is.
- Je begint er een gesprek over.
De manier waarop je dit doet heeft een directe invloed op wat er uit je gesprek komt: gebrek aan begrip en weerstand, of begrip en samenwerking.
Hier gaat het erom uit een mijnenveld van potentiële conflicten de startbaan voor positieve, open samenwerking aan te leggen. En dat is geen gemakkelijke taak, maar wel de moeite waard.
Als je erin slaagt constructieve feedback te geven, kun je bijna alle relaties verbeteren: je kunt productiever samenwerken, collegiale relaties bloeien op, je werknemers zijn veel meer bereid om zich in te zetten voor je bedrijf, en ja, zelfs liefdesrelaties gaan beter.
Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn. Helemaal vanzelf gaat het ook niet, want het vraagt oefening en een andere houding.
Het geven van constructieve feedback: de basis
Het is van fundamenteel belang dat wij aanvaarden dat ieder van ons dezelfde gebeurtenis op totaal verschillende manieren waarneemt en beoordeelt. We moeten in geen geval volhouden dat onze eigen kijk op de dingen het laatste woord heeft. Alleen dit soort openheid tegenover anderen bereidt de weg om respectvol met elkaar om te gaan. Want alleen als onze gesprekspartner merkt dat hij of zij fundamenteel wordt gewaardeerd, is hij of zij bereid input van buitenaf te aanvaarden en te onderhandelen over gedrag.
De 10 regels van constructieve feedback
Lees de volgende 10 regels van constructieve feedback door en je zult zien dat feedbackgesprekken veel beter gaan. En let op: de focus ligt ook voor een groot deel bij jou. Door op deze manier feedback te geven verander je zelf ook als werkgever, collega en partner.
Regel 1: Kies een goed moment
Kies een tijdstip voor de feedback wanneer alle betrokkenen tijd en rust hebben. Hoe gevoeliger de feedback, hoe belangrijker deze regel is.
Je moet geen feedback geven in conflictsituaties omdat je dan emotioneel geladen bent. Dit gaat altijd fout. Geef wel zo snel mogelijk na de gebeurtenis feedback. Wacht niet te lang, want hoe verser de situatie, hoe beter je gesprekspartner de feedback kan begrijpen en verwerken.
Kondig je feedback aan zodat je gesprekspartner zich niet overvallen voelt.
Regel 2: Geef nooit feedback in emotioneel geladen situaties
Als jij of je collega emotioneel geladen zijn, moet je wachten tot iedereen gekalmeerd is. Alleen dan kun je objectieve en constructieve feedback geven. In verhitte situaties die op het punt staan destructief te worden, moet je je terugtrekken. Dus als je echt kwaad bent, slaap er dan een nachtje over en kijk of je nu in staat bent om rustig en objectief over de kwestie te praten.
Regel 3: Geef altijd feedback zonder publiek
Als het jouw beurt is om feedback te geven, doe het dan onder vier ogen. Je moet nooit feedback geven in aanwezigheid van collega’s, omdat de ander de feedback dan niet goed kan aannemen en bang is om voor schut te staan. Heel belangrijk: zorg ervoor dat de persoon met wie je praat zijn gezicht kan redden.
Regel 4: Begin met wat je waardeert in de ander
Als je erin geslaagd bent de juiste voorwaarden te scheppen voor een feedbackgesprek, moet je positief beginnen. Zo kan de ander zich openstellen en weten dat zijn of haar prestaties ook worden opgemerkt. Negatieve dingen zijn dan veel gemakkelijker te accepteren, omdat je anders het gevoel hebt dat je niet volledig bent gezien of dat je oneerlijk bent behandeld. Je moet dus eerst positieve kwaliteiten of manieren van werken noemen en de negatieve punten goed verpakken.
Regel 5: Vermeld feiten, wees concreet
De tijd is gekomen. Je hebt met succes een feedbackgesprek op gang gebracht en nu is het tijd om aan de slag te gaan. Blijf alert, want er zijn enkele klassieke valkuilen.
Wanneer je bij het negatieve deel komt, het deel dat waarschijnlijk ongemakkelijk is voor de ander, moet je de feiten concreet beschrijven, met zoveel mogelijk details.
Regel 6: Stuur ik-boodschappen in plaats van jij-boodschappen
Praat over jezelf en niet over de ander. Dit is een van de belangrijkste principes van geweldloze communicatie en misschien ook het meest uitdagende.
Een voorbeeld maakt het verschil duidelijk. “Jij levert je stukken altijd te laat aan” klinkt als een aanval, en de ander gaat zich verdedigen. “Ik kom in de problemen met mijn planning als ik je cijfers pas op vrijdagmiddag krijg” zegt hetzelfde, maar vertelt wat het met jou doet. Daar kan de ander iets mee.
Regel 7: Let op expressie, lichaamstaal en stem
Onthoud: de toon maakt de muziek. Wat heeft de mooiste liefdesverklaring aan een verwijtende toon? Niets. Hetzelfde geldt voor feedback.
Vaak wordt daarbij de verdeling 55 % lichaamstaal en gezichtsuitdrukking, 38 % stem en toon en 7 % inhoud aangehaald. Die cijfers komen uit kleine experimenten van psycholoog Albert Mehrabian uit de jaren zestig, en volgens Mehrabian zelf gelden ze alleen als iemand over gevoelens praat en woorden en toon elkaar tegenspreken. Wat je zegt telt dus wel degelijk. Maar klinkt je toon verwijtend terwijl je woorden vriendelijk zijn, dan gelooft de ander eerder je toon.
Regel 8: Overdrijf niet, doseer de feedback
Ja, constructieve feedback geven is een goede manier om samenwerking te versterken of overeenstemming te vinden in relaties. Maar hou het met mate. Nu je toch bezig bent, probeer niet alles te bespreken wat je kunt bedenken. Dat zou de ander belasten of zelfs overweldigen.
Regel 9: Geef aan wat voor gedrag je wilt
Het feedbackgesprek is goed verlopen. Nu is het tijd om een conclusie te trekken, en wat past daar beter bij dan een blik op de toekomst?
Vertel de ander zo nauwkeurig mogelijk welk gedrag je in de toekomst van hem of haar zou willen zien. Alleen dan heeft die persoon de kans om je feedback om te zetten in de praktijk.
Constructieve feedback draait dan ook om meer dan kritiek op wat je niet bevalt: je wijst op manieren waarop jullie beter kunnen samenwerken.
Maar wees voorzichtig. Dit is geen wensenlijstje. Dat jij een wens uitspreekt, betekent niet dat de ander die moet vervullen. Het helpt als je wens steunt op een objectieve maatstaf, zoals een afspraak of een richtlijn. Ben je de leidinggevende, dan heb je meestal ook de bevoegdheid om instructies te geven. Is geen van beide het geval, dan is een uitgesproken wens slechts een uitnodiging tot een gesprek waarin je de verschillende behoeften tegen elkaar kunt afwegen en kunt onderhandelen over hoe een gemeenschappelijke oplossing eruit zou kunnen zien.
Regel 10: Geef feedback voordat het nodig is
Hier komt de meesterdiscipline van het geven van feedback: als je een bepaald gedrag of voorzienbare fouten wilt vermijden, is het nuttig niet te wachten tot ze zich daadwerkelijk voordoen. Geef daarentegen positieve feedback over het gewenste gedrag wanneer dit al is vertoond. Dit zal het gewenste gedrag versterken.
Op die manier kun je feedback ook gebruiken als leiderschapsinstrument. Een kleine tip: het werkt ook privé.
Feedback geven als je hybride of op afstand werkt
Veel professionals werken een deel van de week thuis, en dan gaat feedback geven al snel via een chatbericht of mail. Voor een compliment is dat prima. Voor kritische feedback werkt het slecht: de ander mist je toon en je gezichtsuitdrukking, en leest een zakelijk bericht al snel als bozer dan het bedoeld is. Een kort bericht als “Kunnen we even bellen over het rapport?” kan zelfs de hele dag onrust geven.
Plan voor een gevoelig punt liever een gesprek op kantoor of een videocall met de camera aan. Zeg er bij het inplannen kort bij waar het over gaat, zodat de ander niet met een knoop in de maag inlogt. En spreek in een overleg met het hele team geen individuele kritiek uit, ook niet in de chat ernaast. Ook online is dat een publiek.
Geef je feedback aan je eigen leidinggevende, dan gelden dezelfde regels. Vraag eerst of er ruimte is voor een opmerking, hou het bij één concreet voorbeeld en vertel wat het met jouw werk doet. Zo blijft het een gesprek over samenwerken en geen beoordeling van je baas.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen kritiek en constructieve feedback?
Kritiek benoemt vooral wat je niet bevalt. Constructieve feedback beschrijft concreet wat er gebeurde, vertelt wat het met jou doet en wijst op gedrag waarmee je in de toekomst beter kunt samenwerken.
Hoe begin je een feedbackgesprek met een collega?
Kondig het gesprek aan, kies een rustig moment onder vier ogen en begin met wat je waardeert in de ander. Daarna beschrijf je feitelijk en concreet het punt dat je wilt bespreken.
Kun je feedback geven als je boos bent?
Beter niet. Als jij of de ander emotioneel geladen is, wacht je tot iedereen gekalmeerd is. Slaap er desnoods een nacht over, maar wacht ook niet te lang, want feedback werkt het best kort na de gebeurtenis.
Hoeveel punten bespreek je in één feedbackgesprek?
Hou het bij een of twee punten. Wie alles tegelijk bespreekt wat hij kan bedenken, overspoelt de ander en bereikt daardoor minder.
